Faktury online
Stary – nowy podatek
Od początku 2011 roku podatników VAT obowiązują jego nowe stawki. Podniesiona o jeden procent wartość VAT przynosi jednak nie tylko większe koszty ale także pewne trudności. Dotyczą one tak zwanego okresu przejściowego, który trwa nawet do miesiąca czasu. Wynika to z faktu, iż nie wszystkie faktury z 2011 r. dotyczą transakcji zawartych w tymże roku. Niekiedy faktura VAT 2011 może dotyczyć sprzedaży, lub świadczonej usługi sprzed stycznia.
Ustalenie prawidłowej stawki podatku nie powinno być trudne dla fachowych i doświadczonych księgowych. Należy jednak dołożyć szczególnych starań przy wystawianiu rachunków w pierwszych miesiącach roku, po to, ażeby nie popełnić niepotrzebnego błędu. Eksperci zwracają również uwagę na to, iż okres przejściowy wiąże się z równoległym sprzedawaniem usług i towarów o różnych stawkach podatkowych. Wiąże się to nierozerwalnie z potrzebą uzupełnienia nowej deklaracji podatkowej, oraz z modyfikacją stosowanych do tej pory systemów księgowych. Należy mieć wówczas pewien margines opóźnień, drobnych błędów i zamieszania, jako że ogarnięcie takiej ilości zmian na co dzień może być trudne nawet dla całego zespołu stanowiącego dział księgowy. Nie można również zapominać o żelaznej zasadzie wystawiania faktur nie później niż siódmego dnia od daty wydania towaru, czy też wykonania usługi. W momencie jednak, kiedy wykonywanie usługi zostało rozpoczęte przed nowym rokiem, a jej koniec miał miejsce dopiero po nowym termin jej zakończenia jest terminem od którego należy liczyć prawidłowy czas wystawienia faktury.
Wystawianie faktury wydawałoby się rzeczą na pozór prostą, nieskomplikowaną i szybką. W momencie jednak, kiedy zasady dotyczące jej bytowania ulegają zmianie dla większości przedsiębiorców jedynym ratunkiem jest doświadczona księgowa, lub księgowy, lub pomoc techniczna z stronie programu do faktur.
Panuj nad swoim biznesem
Prowadzenie własnej firmy jest niewątpliwie dużym wyzwaniem, któremu po prostu musimy sprostać, by nie dać się wyprzedzić konkurencji i pozostać na rynku. Tak więc musimy na bieżąco śledzić to, co się dzieje w danej branży, adaptować nowinki i wprowadzać w życie takie rozwiązania, które przyczynią się do tego, że zaczniemy być liderami w swojej branży. Poza jednak gonieniem za czymś nowym musimy mieć sprawnie funkcjonującą księgowość i dobry program do faktur. Takie rzeczy są po prostu podstawą, gdy decydujemy się, że to my będziemy fakturować, a nie nikt inny. Oczywiście z tego zakresu też należy stale poszerzać swoją wiedzę a przynajmniej znać podstawy, by nie popaść w konflikt z prawem. Ważne jest więc to, aby wiedzieć, co to jest rachunek, co to jest faktura vat oraz np. co to jest faktura proforma. Jeśli uda nam się połączyć te dwie sprawy, jakimi są dobry produkt i znakomita jego promocja a z drugiej strony dbałość o to, by sprawy księgowe i podatkowe były w porządku, to naprawdę wiele już za nami i możemy czuć się na biznesowym rynku jak ryba w wodzie nawet w czasach kryzysu. Oczywiście nigdy nie mamy gwarancji osiągnięcia sukcesu, ale z drugiej strony nie warto przejmować się przejściowymi trudnościami. Jasne jest, że prowadzenie własnej firmy to znaczny stres, zwłaszcza że przecież płacić podatki i ubezpieczenie musimy nawet wtedy, gdy nie odnotowujemy przychodów. Jednak warto przeczekać ten czas i zauważyć jak nasza ciężka praca przekłada się wreszcie na upragnione rezultaty.
Wystawianie faktur online
Za datę powstania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury. Jeżeli faktura nie została wystawiona w terminie określonym przepisami ustawy o VAT, za datę powstania przychodu uważa się dzień, w którym faktura powinna być wystawiona. Powyższa zasada dotyczy podatników, którzy: są podatnikami podatku od towarów i usług niekorzystającymi ze zwolnienia od tego podatku, prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, oraz ewidencjonują przychody w dacie wystawienia faktury, zgodnie przepisami ustawy o VAT. Ustawodawca w tym wypadku odszedł od zasady ewidencjonowania przychodu w dniu wydania towaru lub wykonania usługi.
Będąc podatnikiem VAT, prowadzącym księgę, możemy więc ewidencjonować przychody w dacie wystawienia faktury, nawet jeżeli usługa czy wydanie towaru miało miejsce wcześniej. Jeżeli faktury nie wystawimy w terminie (zgodnie z przepisami ustawy o VAT), to i tak przychód powinniśmy ująć nie później niż w dniu, w którym powinna być wystawiona faktura. Konieczne jest, aby podatnik po wystawieniu faktury wpisał daty i numery faktur w księdze za dany rok podatkowy w kolumnie 17 „Uwagi” przy każdej pozycji odnoszącej się do danej transakcji. Podatnik, ewidencjonując przychody, w roku następnym nie wykazuje wartości przychodów wynikających z faktur odnoszących się do przychodów z roku poprzedniego. Przychody ewidencjonuje się na podstawie różnych dokumentów, tj.: faktur, dziennego zestawienia faktur (jeżeli wystawiamy wiele faktur w jednym dniu zapisów w księdze, możemy dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego „zestawieniem sprzedaży”); zestawienie sprzedaży powinno zawierać co najmniej dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od – do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą faktur, podpisy podatnika lub osoby sporządzającej zestawienie, dowodu wewnętrznego (w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami, gdy nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących).
Fakturowanie online
Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest faktura VAT, która takie oznaczenie powinna zawierać. Niekiedy zwana jest też ona standardową, ponieważ faktura ta używana jest, jako udokumentowanie każdej przeprowadzonej transakcji, pomiędzy sprzedającym a odbiorcą. Jest ona niezwykle ważnym dokumentem, dlatego też, kiedy następuje wystawianie faktury, powinna zawierać ona w sobie wszystkie niezbędne elementy, po to, by była w pełni ważna. Z tego też względu powinna zawierać oznaczenie: faktura VAT, oraz imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
Ważnymi elementami, jakie powinny zostać umieszczone na fakturze, są także NIP sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia faktury, nazwa towaru lub usługi, oraz suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku. Typowymi elementami, jakie zawiera faktura jest też kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów, wartość sprzedaży towarów, oraz kwota należność ogółem, wyrażona cyframi i słownie. Fakturę zaliczamy do dokumentów handlowych, wystawiana jest przez sprzedawcę kupującemu, dokumentuje szczegóły zawartej transakcji. Prowadzący działalność gospodarczą nie posiadający statusu podatnika VAT czynnego (w tym podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo) dokumentują sprzedaż przy pomocy rachunków. Rachunki wystawiają również podatnicy VAT w stosunku do czynności nieopodatkowanych podatkiem VAT, np. komisanci z tytułu prowizji za wykonaną usługę komisu. Przez działalność gospodarczą rozumieć należy każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.
Firmowa księgowość
W każdej firmie księgowość jest niezwykle ważnym czynnikiem. Zachowanie w porządku wszelkich formalności związanych z działalnością przedsiębiorstwa stanowi bardzo istotny element, ponieważ pozwala to na bardziej efektywne działanie firmy. Księgowość to inaczej prowadzenie ksiąg, w których zapisywane są wszelkiego rodzaju transakcje firmy. Jej wydatki, zarobki, pensje oraz inne czynności na tle pieniężnym. Dzięki dobrze prowadzonej księgowości łatwo można kontrolować pieniędzmi firmy. Oczywiście księgowość w firmie nie jest tylko czymś, co ma ułatwić kontrolę firmowego budżetu i nie jest to coś, czym kieruje sam przedsiębiorca. Właściciel firmy ma duży wpływ na to, jak wygląda kwestia księgowości w jego firmie, jednakże księgowość jest wymogiem państwowym, ponieważ dzięki prowadzeniu szczegółowej dokumentacji, różne instytucje państwowe (na przykład Urząd Skarbowy) może w ławy sposób sprawdzić czy w danym przedsiębiorstwie odprowadzane są wszystkie podatki i czy firma funkcjonuje zgodnie z prawem.
Dlatego właśnie księgowość w firmie musi być jak najbardziej w porządku. Żadne działania nie mogą zostać podjęte bez odpowiednich zabezpieczeń prawnych. Wszelkie umowy i kontrakty firmy muszą mieć charakter prawny i muszą zostać stworzone w formie legalnego dokumentu, który zostanie dołączony do całej księgowości. Chodzi tutaj nie tylko o umowy, lecz także o faktury vat czy też rachunki, które są niezbędne do tego, aby księgowość w firmie mogła być uporządkowana. Wszelkie te dokumenty bardzo są potrzebne pod koniec każdego roku podatkowego, czyli na początku roku kalendarzowego, przy rozliczaniu tak zwanego PIT-a, czyli przy rozliczeniu podatkowym.
Program do faktur online
Programy do faktur on-line są dostępne w Internecie, dzięki czemu można uzyskać dostęp do nich bez względu na to, gdzie aktualnie znajduje się osoba, która chce z nich skorzystać. Nie wymagają wysokich opłat za użytkowanie programu – pobierana jest miesięczna opłata za korzystanie z programu w formie abonamentu. Jest to bardzo przydatne szczególnie dla małych przedsiębiorstw, których nie stać na profesjonalne programy. Rejestracja w takim programie nie jest trudna i nie zajmuje wiele czasu. Istnieją wersje próbne takich programów, które pozwalają przedsiębiorcom sprawdzić, czy dany program odpowiada ich oczekiwaniom. Można w nich tworzyć bazy produktów, które następnie można automatycznie dodawać do kolejnych faktur.
Jest to wygodne narzędzie dla tych, którzy nie boją się, oferowanych przez Internet, udogodnień. Wszystkie dane przechowywane są na dedykowanych serwerach u najwyższej klasy dostawców. Bezpieczeństwo systemu gwarantowane jest przez nowoczesne zaplecze technologiczne oraz wybór odpowiedniego języka programowania. Hasła i identyfikatory wpisywane przez użytkowników przekazywane są przez Internet w formie zaszyfrowanej, przy użyciu protokołu SSL ze 256-bitowym kluczem szyfrującym, tak jak w bankach internetowych. Dane programu systematycznie są backupowane na specjalne serwery typu klastrowego. Dzięki temu dane użytkowników, którzy korzystają z systemu nie zostaną utracone. W odróżnieniu od programów trzymanych na dyskach komputerów awaria dysku twardego czy wirus komputerowy nie spowoduje utraty danych. Cechy oprogramowania: ewidencja i wystawianie faktur VAT, ewidencja faktur zakupu, słownik towarów i usług, ewidencja kontrahentów, zestawienie przychodów i kosztów w poszczególnych miesiącach działalności, faktury w walucie euro, faktury proforma, korekty, zamówienia, obsługa wielu filii.
Faktury w sklepach
Każdy sklep, musi prowadzić dokumentację tego, co zostaje w nim sprzedane. Najczęściej robi się to w postaci paragonów, na których wyszczególniony jest każdy produkt, podana jego cena, a na koniec wszystko zostaje podsumowane, dając nam ostateczną kwotę, którą trzeba zapłacić. Jest to dowodem zrobienia zakupów, tak i dla sklepu, jak i dla osoby robiącej zakupy. Tak mniej więcej wygląda sprawa w wypadku osób fizycznych. Inaczej sytuacja ma się w wypadku, gdy będziemy mówili o firmach, a właściwie o dokonywaniu zakupów na firmy. W tym wypadku, wydawane są w sklepach faktury. Dzieje się tak przez to, że każda firma, ma możliwość rozliczyć zakupy w pewnych zakresach. Dokładniej rzecz ujmując, jeśli kupujemy coś, co jest nam potrzebne do prowadzenia działalności gospodarczej, mamy prawo odliczyć to od podatku. Jednak, aby to uczynić, musimy mieć odpowiedni dowód, który będzie potwierdzał dokonanie danego zakupu. I tutaj właśnie odgrywają rolę faktury, o które musimy poprosić w sklepie, jeśli zakupiony towar chcemy odliczyć od podatku. Aby w sklepie wydano nam fakturę, musimy podać pewne dane, oczywiście chodzi tutaj o dane firmy. Zazwyczaj, przy wypisywaniu faktury w sklepie jesteśmy proszeni o podanie adresu, pod którym jest zarejestrowana firma, po za tym trzeba także podać nip firmy. Niekiedy jesteśmy jeszcze proszeni o podanie telefonu kontaktowego. Aby dostać zamiast zwykłego paragonu, fakturę, powinniśmy o to poprosić wcześniej, zanim kasjerka zacznie kasować nasz towar. Jednak nie jest to konieczne w wszystkich sklepach.
Faktura za usługi
Istnieją dwa sposoby potwierdzania wykonania usług, które musi wydawać każda z firm, czyli paragon, albo faktura. Oczywiście, sposób, w jaki wystawia się potwierdzenie wykonania usług nie jest obojętny. Paragon, dotyczy osób prywatnych. Tak owy wystawiamy każdemu naszemu klientowi. I trzeba pamiętać, że wystawić trzeba go absolutnie zawsze. Jest to w końcu potwierdzenie usług, które wykonujemy. A kiedy stosujemy w takim razie wystawianie faktur za nasze usługi. Mianowicie wtedy, gdy mamy do czynienia z usługami prowadzonymi na rzecz firmy, która opłaty za nie będzie chciała odliczyć od podatku. W tym wypadku będzie konieczna faktura, a nie zwykły paragon, gdyż to ona będzie odpowiednim dowodem dla urzędu skarbowego, na to, że na rzecz firmy zostały dokonane konkretne usługi, za które musiała zapłacić. Fakturę wystawiamy na wyraźne życzenie klienta.
Aby ją wystawić, potrzebujemy danych firmy. Musimy się zapytać o nazwę firmy, następnie o adres prowadzenia jej działalności, potem musimy jeszcze uzyskać numer nip. Jeśli będziemy mieli te wszystkie dane, będziemy mogli wystawić na daną firmę fakturę, za usługi, które na jej rzecz wykonaliśmy. Właściciele firm powinni zaś pamiętać, że bez faktury, nie mają możliwości odpisać od podatku usług, które były na rzecz firmy wykonywane. Dlatego też, gdy do takiej właśnie sytuacji dochodzi, pamiętajmy zawsze, aby poprosić o wystawienie faktury za usługi. Pamiętajmy także, aby mieć przy sobie dane, które do jej wystawienia są nam konieczne.