Księgowość online
Stary – nowy podatek
Od początku 2011 roku podatników VAT obowiązują jego nowe stawki. Podniesiona o jeden procent wartość VAT przynosi jednak nie tylko większe koszty ale także pewne trudności. Dotyczą one tak zwanego okresu przejściowego, który trwa nawet do miesiąca czasu. Wynika to z faktu, iż nie wszystkie faktury z 2011 r. dotyczą transakcji zawartych w tymże roku. Niekiedy faktura VAT 2011 może dotyczyć sprzedaży, lub świadczonej usługi sprzed stycznia.
Ustalenie prawidłowej stawki podatku nie powinno być trudne dla fachowych i doświadczonych księgowych. Należy jednak dołożyć szczególnych starań przy wystawianiu rachunków w pierwszych miesiącach roku, po to, ażeby nie popełnić niepotrzebnego błędu. Eksperci zwracają również uwagę na to, iż okres przejściowy wiąże się z równoległym sprzedawaniem usług i towarów o różnych stawkach podatkowych. Wiąże się to nierozerwalnie z potrzebą uzupełnienia nowej deklaracji podatkowej, oraz z modyfikacją stosowanych do tej pory systemów księgowych. Należy mieć wówczas pewien margines opóźnień, drobnych błędów i zamieszania, jako że ogarnięcie takiej ilości zmian na co dzień może być trudne nawet dla całego zespołu stanowiącego dział księgowy. Nie można również zapominać o żelaznej zasadzie wystawiania faktur nie później niż siódmego dnia od daty wydania towaru, czy też wykonania usługi. W momencie jednak, kiedy wykonywanie usługi zostało rozpoczęte przed nowym rokiem, a jej koniec miał miejsce dopiero po nowym termin jej zakończenia jest terminem od którego należy liczyć prawidłowy czas wystawienia faktury.
Wystawianie faktury wydawałoby się rzeczą na pozór prostą, nieskomplikowaną i szybką. W momencie jednak, kiedy zasady dotyczące jej bytowania ulegają zmianie dla większości przedsiębiorców jedynym ratunkiem jest doświadczona księgowa, lub księgowy, lub pomoc techniczna z stronie programu do faktur.
Panuj nad swoim biznesem
Prowadzenie własnej firmy jest niewątpliwie dużym wyzwaniem, któremu po prostu musimy sprostać, by nie dać się wyprzedzić konkurencji i pozostać na rynku. Tak więc musimy na bieżąco śledzić to, co się dzieje w danej branży, adaptować nowinki i wprowadzać w życie takie rozwiązania, które przyczynią się do tego, że zaczniemy być liderami w swojej branży. Poza jednak gonieniem za czymś nowym musimy mieć sprawnie funkcjonującą księgowość i dobry program do faktur. Takie rzeczy są po prostu podstawą, gdy decydujemy się, że to my będziemy fakturować, a nie nikt inny. Oczywiście z tego zakresu też należy stale poszerzać swoją wiedzę a przynajmniej znać podstawy, by nie popaść w konflikt z prawem. Ważne jest więc to, aby wiedzieć, co to jest rachunek, co to jest faktura vat oraz np. co to jest faktura proforma. Jeśli uda nam się połączyć te dwie sprawy, jakimi są dobry produkt i znakomita jego promocja a z drugiej strony dbałość o to, by sprawy księgowe i podatkowe były w porządku, to naprawdę wiele już za nami i możemy czuć się na biznesowym rynku jak ryba w wodzie nawet w czasach kryzysu. Oczywiście nigdy nie mamy gwarancji osiągnięcia sukcesu, ale z drugiej strony nie warto przejmować się przejściowymi trudnościami. Jasne jest, że prowadzenie własnej firmy to znaczny stres, zwłaszcza że przecież płacić podatki i ubezpieczenie musimy nawet wtedy, gdy nie odnotowujemy przychodów. Jednak warto przeczekać ten czas i zauważyć jak nasza ciężka praca przekłada się wreszcie na upragnione rezultaty.
Założenie działalności gospodarczej
Wniosek o rejestrację składa się w urzędzie gminy właściwym ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Koszt rejestracji wynosi 100 zł. Po zarejestrowaniu otrzymuje się zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że przedmiot działalności przedsiębiorstwa należy określić we wniosku zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności, którą można znaleźć na stronie internetowej lub otrzymać do wglądu w urzędzie. W urzędzie niezbędny jest dowód osobisty. Kolejnym etapem jest uzyskanie numeru statystycznego REGON, czyli wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Wniosek o nadanie REGON składa się w urzędzie statystycznym na odpowiednim druku, można go również złożyć za pośrednictwem w urzędzie gminy wraz z wnioskiem o rejestrację firmy. Na złożenie wniosku w urzędzie statystycznym jest czternaście dni od uzyskania zaświadczenia o wpisie. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany posiadać rachunek bankowy. Rachunek ten będzie niezbędny dla rozliczeń z kontrahentami, urzędem skarbowym czy z ZUS.
Należy wybrać bank, który oferuje najkorzystniejsze warunki prowadzenia rachunki. Do wybranego banku należy zabrać ze sobą dowód osobisty, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenie REGON. Konieczny jest wybór formy opodatkowania dochodu. O tym, czy dany przedsiębiorca będzie miał prawo wyboru formy opodatkowania, czy też takiego prawa jest pozbawiony, decyduje charakter działalności, jaką zamierza prowadzić. Prowadząc działalność gospodarczą, podlega się obowiązkowym ubezpieczeniom. Są to ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne. Dodatkowo przedsiębiorca obowiązkowo musi uiszczać składki na fundusz pracy, a dobrowolnie może płacić też składki na ubezpieczenie chorobowe.
Księgowość internetowa
Przy omawianiu transakcji przeprowadzanych poprzez Internet zawsze pojawia się pytanie o bezpieczeństwo. Banki robią w tym względzie co mogą, mając oczywiście na uwadze nie tylko interes klienta, ale i swój. Wszystkie banki internetowe stosują tzw. protokół SSL, służący do szyfrowania wszelkiej transmisji między przeglądarką a serwerem bankowym. Dzięki temu nie jest możliwe odczytanie informacji o naszym koncie podczas ich przesyłania przez sieć komputerową. Najprostszym znanym wszystkim ograniczeniem dostępu do konta jest hasło razem z identyfikatorem. Ale tu uwaga! Banki nie przyjmują reklamacji operacji przeprowadzonych z użyciem hasła, czyli potwierdzonych hasłem. W takim przypadku cała odpowiedzialność spada na użytkownika. Poza podpisem elektronicznym zabezpieczeniem są nowoczesne technologie i systemy. Internet jest niewątpliwie najwygodniejszym kanałem do wykonywania operacji bankowych. Aby mieć dostęp do swojego konta bankowego w Internecie, potrzebny jest komputer podłączony do globalnej sieci i wyposażony w przeglądarkę WWW. Na ekranie firma może przejrzeć historię operacji z kilku ostatnich miesięcy, zobaczyć tytuły przelewów, nazwy nadawców czy miejsca dokonania zakupów za pomocą karty płatniczej.
Ułatwieniem jest sposób pisania przelewów, który polega na tym, że można wybrać z listy odbiorcę, który wcześniej został zapisany w systemie. Wystarczy więc podać z klawiatury tylko kwotę i tytuł przelewu. Banki oferujące internetowe konto umożliwiają obejrzenie historii swojego rachunku, sprawdzenie salda, dokonania przelewu, zamówienie karty bankomatowej, założenie lokaty, zastrzeżenie czeków itd. Rachunek jest dostępny przez 24 godziny na dobę. Żeby dokonać transakcji, nie trzeba wychodzić z firmy. Operację można wykonać w każdym mieście, w każdym miejscu i o każdej porze.
Prowadzenie księgowości online
W okresie, kiedy następuje spowolnienie gospodarcze, przedsiębiorstwa szukają oszczędności także w obsłudze księgowej. Jej koszty można znacznie zredukować, oddając księgowość do różnego rodzaju biur rachunkowych, przedsiębiorstw zajmujących się outsourcingiem księgowym, a także prowadząc księgowość on-line. Kwota, jaką mogą zaoszczędzić, zależy od wielkości przedsiębiorstwa i liczby dokumentów, które ona miesięcznie generuje. Przedsiębiorstwo, które ma między sto a sto pięćdziesiąt dokumentów do zaksięgowania, może zaoszczędzić nawet półtorej tysiąca złotych w ciągu jednego miesiąca, w przypadku gdy zdecyduje się na korzystanie z usług outsourcingu księgowego zamiast utrzymywać samodzielną księgową na pełnym etacie.
W Internecie można znaleźć masę ofert księgowości on-line, których miesięczny koszt wynosi mniej więcej pięćdziesiąt złotych. Usługi tego typu kierowane są głównie do mikroprzedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw, natomiast kryterium wyboru jest w tym przypadku sposób rozliczania się z podatku dochodowego. Z serwisów, zajmujących się księgowością internetową, mogą korzystać podatnicy rozliczający działalność gospodarczą na podstawie ustawy o PIT oraz ci, którzy prowadzą księgowość w postaci księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji VAT. Tego typu serwisy nie są jednak biurami rachunkowymi i nie prowadzą księgowości swoich klientów. W tym przypadku to podatnik prowadzi księgowość z pomocą serwisu. Ma on do dyspozycji specjalistów od podatków, ale niekoniecznie z uprawnieniami księgowymi. Średnia cena obsługi księgowej w biurze rachunkowym jest od trzech do ośmiokrotnie większa niż w przypadku serwisów internetowych. Jednak korzystając z usług biura rachunkowego, właściciel przedsiębiorstwa nie martwi się o rozliczenia, bo to właśnie biuro księguje dokumenty.
Księgowość w firmie
Rachunkowość w firmie polega na ewidencjonowaniu transakcji gospodarczych w sposób chronologiczny (następstwo zdarzeń w czasie) i systematyczny (uporządkowany), pozwalający ustalić okresowo wyniki gospodarcze firmy. Określa też stan zasobów materialnych (np. surowców do produkcji), oszczędności, należności (np. należności za wykonaną pracę, zużyty gaz) i zobowiązań (np. czy spłacane są raty kredytu bankowego). Rachunkowość jest więc ważnym źródłem informacji o funkcjonowaniu firmy. Oprócz podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązani jesteśmy do prowadzenia dodatkowych ewidencji. Rodzaje ewidencji uzależnione są od tego, czy zatrudniamy pracowników czy jesteśmy podatnikami VAT, jaką prowadzimy działalność itd.
Nie tylko przepisy rozporządzenia nakładają na nas obowiązek prowadzenia ewidencji, lecz do prowadzenia ewidencji obowiązani jesteśmy na podstawie innych przepisów. Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – wprowadzamy do niej składniki majątku będące środkami trwałymi i wartościami materialnymi i prawnymi; zwykle są to składniki majątku, których wartość początkowa przekracza 3500 zł; zapisów w tej ewidencji powinniśmy dokonywać najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia do używania. Ewidencja sprzedaży – jest to ewidencja, którą w praktyce prowadzą podatnicy dokonujący sprzedaży i świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej; ponadto ewidencja musi być prowadzona przez podmioty prowadzące przedsiębiorstwo wielozakładowe, gdy jest prowadzona jedna księga dla wszystkich zakładów; zakładają ją też podatnicy prowadzący działalność w zakresie handlu obwoźnego i obnośnego.
Księga przychodów i rozchodów
Przez księgę przychodów i rozchodów rozumiemy dowód, który pozwala na określenie zobowiązań podatkowych. Zasady prowadzenia księgi reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Określa ono szczegółowy zakres obowiązków podatnika, dokumenty będące podstawą zapisów, terminy zawiadomienia fiskusa o prowadzeniu księgi, jak również inne nieodzowne informacje. Księga przychodów i rozchodów jest prostsza niż mogłoby się to wydawać. Z czasem okazuje się, że to, co na początku wydawało się skomplikowaną operacją, tak naprawdę może być wykonywane automatycznie, bez większego wysiłku.
Największą przeszkodą jest przyzwyczajenie się do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Księga i dowody, na podstawie których dokonywane są zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli prowadzenie księgi przekazaliśmy biuru rachunkowemu, księga wraz z dowodami powinna znajdować się w miejscu, które jest podane w zawiadomieniu złożonym do urzędu skarbowego. Zwykle miejscem przechowywania księgi przez biuro rachunkowe jest miejsce, gdzie biuro rachunkowe posiada swoją siedzibę. Może też się zdarzyć, że miejscem przechowywania księgi przez biuro rachunkowe jest miejsce, gdzie biuro prowadzi działalność gospodarczą, a nie miejsce siedziby biura. W każdym przypadku urząd powinien wiedzieć, gdzie faktycznie przechowywane są księgi przez biuro rachunkowe. Podatnicy prowadzący przedsiębiorstwo wielozakładowe muszą przechowywać księgi w każdym zakładzie. Podatnicy tacy mogą prowadzić tylko jedną księgę w miejscu swojej siedziby, jeżeli w poszczególnych zakładach prowadzona jest przynajmniej ewidencja sprzedaży lub ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych czy ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy.