Ustalenie prawidłowej stawki podatku nie powinno być trudne dla fachowych i doświadczonych księgowych. Należy jednak dołożyć szczególnych starań przy wystawianiu rachunków w pierwszych miesiącach roku, po to, ażeby nie popełnić niepotrzebnego błędu. Eksperci zwracają również uwagę na to, iż okres przejściowy wiąże się z równoległym sprzedawaniem usług i towarów o różnych stawkach podatkowych. Wiąże się to nierozerwalnie z potrzebą uzupełnienia nowej deklaracji podatkowej, oraz z modyfikacją stosowanych do tej pory systemów księgowych. Należy mieć wówczas pewien margines opóźnień, drobnych błędów i zamieszania, jako że ogarnięcie takiej ilości zmian na co dzień może być trudne nawet dla całego zespołu stanowiącego dział księgowy. Nie można również zapominać o żelaznej zasadzie wystawiania faktur nie później niż siódmego dnia od daty wydania towaru, czy też wykonania usługi. W momencie jednak, kiedy wykonywanie usługi zostało rozpoczęte przed nowym rokiem, a jej koniec miał miejsce dopiero po nowym termin jej zakończenia jest terminem od którego należy liczyć prawidłowy czas wystawienia faktury.

Wystawianie faktury wydawałoby się rzeczą na pozór prostą, nieskomplikowaną i szybką. W momencie jednak, kiedy zasady dotyczące jej bytowania ulegają zmianie dla większości przedsiębiorców jedynym ratunkiem jest doświadczona księgowa, lub księgowy, lub pomoc techniczna z stronie programu do faktur.

Prowadzenie własnej firmy jest niewątpliwie dużym wyzwaniem, któremu po prostu musimy sprostać, by nie dać się wyprzedzić konkurencji i pozostać na rynku. Tak więc musimy na bieżąco śledzić to, co się dzieje w danej branży, adaptować nowinki i wprowadzać w życie takie rozwiązania, które przyczynią się do tego, że zaczniemy być liderami w swojej branży. Poza jednak gonieniem za czymś nowym musimy mieć sprawnie funkcjonującą księgowość i dobry program do faktur. Takie rzeczy są po prostu podstawą, gdy decydujemy się, że to my będziemy fakturować, a nie nikt inny. Oczywiście z tego zakresu też należy stale poszerzać swoją wiedzę a przynajmniej znać podstawy, by nie popaść w konflikt z prawem. Ważne jest więc to, aby wiedzieć, co to jest rachunek, co to jest faktura vat oraz np. co to jest faktura proforma. Jeśli uda nam się połączyć te dwie sprawy, jakimi są dobry produkt i znakomita jego promocja a z drugiej strony dbałość o to, by sprawy księgowe i podatkowe były w porządku, to naprawdę wiele już za nami i możemy czuć się na biznesowym rynku jak ryba w wodzie nawet w czasach kryzysu. Oczywiście nigdy nie mamy gwarancji osiągnięcia sukcesu, ale z drugiej strony nie warto przejmować się przejściowymi trudnościami. Jasne jest, że prowadzenie własnej firmy to znaczny stres, zwłaszcza że przecież płacić podatki i ubezpieczenie musimy nawet wtedy, gdy nie odnotowujemy przychodów. Jednak warto przeczekać ten czas i zauważyć jak nasza ciężka praca przekłada się wreszcie na upragnione rezultaty.

Jak się okazuje, każdy z nas może dzisiaj zostać swoim własnym księgowym. Pomóc w tym nam może przede wszystkim program do faktur. Jego zdobycie nie jest również zbyt dużym problemem. Wystarczy tylko odwiedzić odpowiednią stronę internetową, na której to tego rodzaju programy księgowe lub tez programy rachunkowe są udostępniane. Wiele osób korzysta tylko i wyłącznie z tego rodzaju programów od wielu lat. Pozwalają one nie tylko na zaoszczędzenie sporej sumy pieniędzy, ale i przede wszystkim dają pewność każdemu przedsiębiorcy, że jego rachunki są prowadzone w odpowiedni sposób. Jeśli chcemy to możemy również samodzielnie starać się prowadzić własną księgowość bez wykorzystania takich właśnie programów. Możemy skorzystać z forum o podatkach. Nie brakuje ich w sieci internetowej, a na dodatek można na nich znaleźć porady prawdziwych ekspertów. Warto korzystać z wszelkiej pomocy, zwłaszcza jeśli jest ona nam oferowana za darmo. Niektóre urzędy skarbowe także oferują pracodawcom darmowe kursy i szkolenia w zakresie księgowości oraz przepisów podatkowych. Trzeba tylko znaleźć właściwych urzędników i zapisać się na taki kurs. Ponadto to właśnie w urzędzie skarbowym możemy również otrzymać darmowe wersje oprogramowania do księgowości dla małych przedsiębiorstw. Takie programy są z reguły okrojonymi wersjami płatnych programów dedykowanych większym firmom i przedsiębiorstwom. Nic jednak nie tracą na swojej skuteczności działania i funkcjonowania. Mali przedsiębiorcy zdecydowanie wolą właśnie tego rodzaju programy.

Czy w teraźniejszym „elektronicznym świecie”, skomputeryzowanym chyba już maksymalnie nadal musimy wypełniać faktury ręcznie? Oczywiście, że nie! Faktura VAT jak i wiele pozostałych tego typu dokumentów, to pisma, które możemy już wystawiać na komputerach! Co ciekawe, nie musimy teraz robić zawsze na tym samym urządzeniu – wystarczy jakikolwiek komputer podłączony do Internetu? Jak? Otóż człowiek wymyślił program do fakturowania. W tej chwili istnieje już wiele takich programów, stworzonych przez różnych producentów, dostosowanych do różnych grup odbiorców. Pamiętajmy, więc, aby sprawdzać zawsze dane, które wpisujemy w fakturę, byśmy nie popełniali rażących błędów podczas ich wypisywania. Faktura zazwyczaj dostępna w internecie jest taką opcją, kiedy już zdarzy się popełnić jakiś błąd, nie trzeba, więc aż tak bardzo się stresować. Jednak idea jest taka sama – program do fakturowania ma ułatwić ludziom życie, uprościć wystawianie faktur. Jakie są plusy używania programów do fakturowania? Możnaby długo wymieniać… Przede wszystkim chyba zmniejszenie ryzyka błędu – komputer zauważy, kiedy NIP będzie się składał z nieodpowiedniej ilości cyfr? Poza tym jest to dużo wygodniejsze dla handlowców – wreszcie przepełnione archiwa można zastąpić niedużym twardym lub nawet przenośnym dyskiem. Pamiętajmy, że w dzisiejszych czasach bardzo wiele takich programów, w obecnych czasach jest jak najbardziej darowych. Przez co każdy z nas powinien się z nimi zapoznać, a nawet nauczyć się małymi krokami je obsługiwać.

Należy wybrać bank, który oferuje najkorzystniejsze warunki prowadzenia rachunki. Do wybranego banku należy zabrać ze sobą dowód osobisty, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenie REGON. Konieczny jest wybór formy opodatkowania dochodu. O tym, czy dany przedsiębiorca będzie miał prawo wyboru formy opodatkowania, czy też takiego prawa jest pozbawiony, decyduje charakter działalności, jaką zamierza prowadzić. Prowadząc działalność gospodarczą, podlega się obowiązkowym ubezpieczeniom. Są to ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne. Dodatkowo przedsiębiorca obowiązkowo musi uiszczać składki na fundusz pracy, a dobrowolnie może płacić też składki na ubezpieczenie chorobowe.

Będąc podatnikiem VAT, prowadzącym księgę, możemy więc ewidencjonować przychody w dacie wystawienia faktury, nawet jeżeli usługa czy wydanie towaru miało miejsce wcześniej. Jeżeli faktury nie wystawimy w terminie (zgodnie z przepisami ustawy o VAT), to i tak przychód powinniśmy ująć nie później niż w dniu, w którym powinna być wystawiona faktura. Konieczne jest, aby podatnik po wystawieniu faktury wpisał daty i numery faktur w księdze za dany rok podatkowy w kolumnie 17 „Uwagi” przy każdej pozycji odnoszącej się do danej transakcji. Podatnik, ewidencjonując przychody, w roku następnym nie wykazuje wartości przychodów wynikających z faktur odnoszących się do przychodów z roku poprzedniego. Przychody ewidencjonuje się na podstawie różnych dokumentów, tj.: faktur, dziennego zestawienia faktur (jeżeli wystawiamy wiele faktur w jednym dniu zapisów w księdze, możemy dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego „zestawieniem sprzedaży”); zestawienie sprzedaży powinno zawierać co najmniej dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od – do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą faktur, podpisy podatnika lub osoby sporządzającej zestawienie, dowodu wewnętrznego (w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami, gdy nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących).

Ułatwieniem jest sposób pisania przelewów, który polega na tym, że można wybrać z listy odbiorcę, który wcześniej został zapisany w systemie. Wystarczy więc podać z klawiatury tylko kwotę i tytuł przelewu. Banki oferujące internetowe konto umożliwiają obejrzenie historii swojego rachunku, sprawdzenie salda, dokonania przelewu, zamówienie karty bankomatowej, założenie lokaty, zastrzeżenie czeków itd. Rachunek jest dostępny przez 24 godziny na dobę. Żeby dokonać transakcji, nie trzeba wychodzić z firmy. Operację można wykonać w każdym mieście, w każdym miejscu i o każdej porze.

Ważnymi elementami, jakie powinny zostać umieszczone na fakturze, są także NIP sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia faktury, nazwa towaru lub usługi, oraz suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku. Typowymi elementami, jakie zawiera faktura jest też kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów, wartość sprzedaży towarów, oraz kwota należność ogółem, wyrażona cyframi i słownie. Fakturę zaliczamy do dokumentów handlowych, wystawiana jest przez sprzedawcę kupującemu, dokumentuje szczegóły zawartej transakcji. Prowadzący działalność gospodarczą nie posiadający statusu podatnika VAT czynnego (w tym podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo) dokumentują sprzedaż przy pomocy rachunków. Rachunki wystawiają również podatnicy VAT w stosunku do czynności nieopodatkowanych podatkiem VAT, np. komisanci z tytułu prowizji za wykonaną usługę komisu. Przez działalność gospodarczą rozumieć należy każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.

W Internecie można znaleźć masę ofert księgowości on-line, których miesięczny koszt wynosi mniej więcej pięćdziesiąt złotych. Usługi tego typu kierowane są głównie do mikroprzedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw, natomiast kryterium wyboru jest w tym przypadku sposób rozliczania się z podatku dochodowego. Z serwisów, zajmujących się księgowością internetową, mogą korzystać podatnicy rozliczający działalność gospodarczą na podstawie ustawy o PIT oraz ci, którzy prowadzą księgowość w postaci księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji VAT. Tego typu serwisy nie są jednak biurami rachunkowymi i nie prowadzą księgowości swoich klientów. W tym przypadku to podatnik prowadzi księgowość z pomocą serwisu. Ma on do dyspozycji specjalistów od podatków, ale niekoniecznie z uprawnieniami księgowymi. Średnia cena obsługi księgowej w biurze rachunkowym jest od trzech do ośmiokrotnie większa niż w przypadku serwisów internetowych. Jednak korzystając z usług biura rachunkowego, właściciel przedsiębiorstwa nie martwi się o rozliczenia, bo to właśnie biuro księguje dokumenty.

W każdej firmie księgowość jest niezwykle ważnym czynnikiem. Zachowanie w porządku wszelkich formalności związanych z działalnością przedsiębiorstwa stanowi bardzo istotny element, ponieważ pozwala to na bardziej efektywne działanie firmy. Księgowość to inaczej prowadzenie ksiąg, w których zapisywane są wszelkiego rodzaju transakcje firmy. Jej wydatki, zarobki, pensje oraz inne czynności na tle pieniężnym. Dzięki dobrze prowadzonej księgowości łatwo można kontrolować pieniędzmi firmy. Oczywiście księgowość w firmie nie jest tylko czymś, co ma ułatwić kontrolę firmowego budżetu i nie jest to coś, czym kieruje sam przedsiębiorca. Właściciel firmy ma duży wpływ na to, jak wygląda kwestia księgowości w jego firmie, jednakże księgowość jest wymogiem państwowym, ponieważ dzięki prowadzeniu szczegółowej dokumentacji, różne instytucje państwowe (na przykład Urząd Skarbowy) może w ławy sposób sprawdzić czy w danym przedsiębiorstwie odprowadzane są wszystkie podatki i czy firma funkcjonuje zgodnie z prawem.

Dlatego właśnie księgowość w firmie musi być jak najbardziej w porządku. Żadne działania nie mogą zostać podjęte bez odpowiednich zabezpieczeń prawnych. Wszelkie umowy i kontrakty firmy muszą mieć charakter prawny i muszą zostać stworzone w formie legalnego dokumentu, który zostanie dołączony do całej księgowości. Chodzi tutaj nie tylko o umowy, lecz także o faktury vat czy też rachunki, które są niezbędne do tego, aby księgowość w firmie mogła być uporządkowana. Wszelkie te dokumenty bardzo są potrzebne pod koniec każdego roku podatkowego, czyli na początku roku kalendarzowego, przy rozliczaniu tak zwanego PIT-a, czyli przy rozliczeniu podatkowym.